駕馭「專案外包」的野馬

圖片引自http://www.hedweb.com/animimag/horserun.htm



作者：張憲中

精誠資訊 恆逸教育訓練中心 資深講師

2012.01.06

「外包」（Outsourcing）的乙方，就像一匹精力充沛的野馬，動能十足、日行千里；但如果無法駕馭，專案就可能被牠重摔落地、甚至被踩得體無完膚。本文彙整駕馭「專案外包」野馬、協助我們朝專案目標邁進的建議作法。


有經驗的專案經理都知道：當我們公司（或組織）無法完成專案的部分工作、或委由別人來做較合算時，「外包」成了好的選項。良好的外包，不但分散了我們專案的風險，有時還縮短了我們的時程，最終成就了我們的專案。然而，「外包」卻也同時充滿了風險，以美國波音公司的新機種─夢幻客機787 Dreamliner開發專案為例，整個開發過程並不算順利，去(100)年10月該機投入營運時，已較原訂時程延後3年、更可怕的是：預算超支120億美元！造成此窘境之最重要原因，經過專家分析，即出在「外包」。該專案在外包過程中，不但問題叢生，最後還得再砸下5.8億美元，用來收購部分供應商，以確保787 Dreamliner日後之零組件供應無虞。


ESI International調查：全球只有40%的組織對其專案的「外包」訂定風險管理策略與回應計畫，而且是在對整體專案風險評估後才採取此動作，顯見大部分之專案從業者，低估了外包所帶來之風險。而這些風險固然存在大型專案中，也存在密密麻麻的小型專案裏面。

究竟如何才能規避或降低外包的風險、也就是如何駕馭「專案外包」的野馬呢？以下是美國專案管理學會專家們的建議：

1.     透徹瞭解外包工作需求 

甲乙雙方都需透徹瞭解外包工作需求。乙方未能100%瞭解外包工作需求，往往衍生出不可收拾之問題。甲方在正式簽約前，應備妥明確的需求文件，請乙方詳細研究，並預留足夠時間，提出其相關問題與建議。乙方負責人應該親自赴甲方，拜訪書寫需求文件的每個當事人，針對每個元件深入瞭解甲方開出該需求之理由，同時提出乙方建議。之所以要如此慎重，固然要使乙方確實 “Do the right things”，同時也要讓甲方能再次審慎考慮：所提出之需求是否有必要？是否合理？很多的情況，甲方是在不夠嚴謹狀況下，以片段思考所「拼湊」出來的需求。

2.     落實構型管理 

Dreamliner專案外包面臨之嚴重問題之一，是供應商所設計之諸多元件無法安裝，造成此現象之原因為：構型文件之管理未落實。供應商所獲得之規範與其他設計文件，與甲方所控管者不符。

3.     策略性考量供應商數量與其所在地區 

供應商數量多寡是見仁見智的問題。減少供應商數量，雖然可以精簡甲方之履約管理資源，也往往可以獲得乙方在價格上之優惠，但也附帶了不小風險。考慮重點在於：千萬別將太多工作集中在相同地區之供應商，想想看：供應商所在地發生恐怖攻擊、水災、地震時，如果我們的供應商都集中在同一地區，將如何是好？不要認為那些災害發生機率很低或距我們很遙遠，2011年泰國水災、日本大地震，不是歷歷在目？

4.     執行切重要害的履約管理 

外包最大的風險之一，來自於專案成員認為「承包商可以自行搞定外包的所有任務」的幻想。欲使外包案成功，甲乙雙方都要投注心力在外包的工作上，特別是溝通的工作。對於甲方而言，就是落實履約管理。然而，履約管理不是要對外包商鉅細靡遺地全盤掌控，而是進行關鍵性之監控，例如：要求乙方提出「以里程碑為基準」（Milestone-based）專案現況報告、定期監控工作進度、定期提出相關之專案文件。甲方可以視情況指定乙方之負責人或關鍵性成員，但要留給乙方足夠空間去組成團隊以及履約之作法。有些甲方會過度要求乙方，例如：採用甲方之內部工作流程，這樣往往造成乙方之困擾，對雙方反而不利。甲方若能有效率地監督，同時留些空間給乙方，不但有助於乙方提升效率，也可大量節省甲方赴乙方進行監控之差旅費（在國際外包的案例中，此部分差旅費往往是專案成本超支之主因之一）。

5.     注意時程、時程！ 

「時程延誤」，是我們的專案被外包作業絆倒的主因之一。至於為何造成時程延誤？幾個主要原因列舉如下：

l  乙方為爭取承包機會，於其計畫建議書(Proposal)上做了不切實際的時程規劃

l  對甲方之需求未能完全瞭解

l  乙方專案團隊執行能力不足

l  甲乙雙方溝通不良

為了防止時程延誤，最有效的方法之一，是在合約條款上規定「延遲罰款」，而且不僅僅是在最後「交貨延誤」的罰款，還要在幾個重要里程碑中設定「延遲罰款」。這個方法可以促使乙方在履約過程中，戰戰兢兢地執行其工作，而不致於在最後一刻才發現「大勢已去」的窘境。另一方面，佐以鼓勵方式，於合約中明訂：如果乙方提早交貨（當然要符合品質），則給予適當之獎勵。如此鞭子與胡蘿蔔並用，將使時程延誤之風險大幅度降低。

另外甲乙雙方都須共同配合的是：防範「範疇潛變」(Scope creep)的發生。世界上有為數眾多的「範疇潛變」，是由甲方專案成員發動，乙方為保持良好關係而勉強吞下，其結果往往造成時程延誤。實務上，甲方專案難免有範疇變更的情形，但必須透過PMBOK的「執行整合變更控制」流程來處理，才是最佳之作法。

波音公司的前車之鑑，適用於不同領域、不同規模的專案，若能把握以上原則來駕馭精力充沛的野馬，則我們就可以順利地乘上這匹千里馬，協助我們朝專案目標邁進了！

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相關學習資源︰

PMP001：PMP國際專案管理師培訓課程

PMP002：PMP國際專案管理師培訓課程總複習班